Vergabeunterlagen: Bestandteile und Prüfung

Was zu den Vergabeunterlagen gehört

Die Vergabeunterlagen umfassen alle Angaben, die ein Unternehmen braucht, um über die Teilnahme zu entscheiden. Für Verfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte zählt die Vergabeverordnung die Bestandteile auf (§ 29 Abs. 1 VgV):

Bestandteile der Vergabeunterlagen
Bestandteil	Was darin steht	Worauf Sie achten
Anschreiben	Die Aufforderung zur Abgabe von Teilnahmeanträgen oder Angeboten	Fristen, Form der Abgabe und die Plattform, über die abgegeben wird
Bewerbungsbedingungen	Die Einzelheiten des Verfahrens, einschließlich Eignungs- und Zuschlagskriterien, soweit nicht schon in der Bekanntmachung genannt	Welche Nachweise wann verlangt werden und wie die Angebote gewertet werden
Leistungsbeschreibung	Was genau geleistet werden soll, als Anforderung oder mit Verweis auf Normen	Mengen, Qualitäten, Termine und jede Anforderung, die Sie nicht erfüllen können
Vertragsbedingungen	Die Bedingungen des späteren Vertrags	Haftung, Vertragsstrafen, Zahlungsbedingungen und Laufzeit

Bei Liefer- und Dienstleistungen ist in der Regel Teil B der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/B) in den Vertrag einzubeziehen. Verweist die Leistungsbeschreibung auf eine Norm, trägt der Verweis den Zusatz „oder gleichwertig“ (§ 31 VgV). Gleichwertige Lösungen sind also grundsätzlich zulässig.

So kommen Sie an die Unterlagen

Bei EU-weiten Verfahren nennt die Bekanntmachung eine elektronische Adresse, unter der die Unterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abrufbar sind (§ 41 Abs. 1 VgV). Nur in Ausnahmefällen, etwa bei besonderen Dateiformaten oder Maßnahmen zum Schutz vertraulicher Informationen, darf der Auftraggeber einen anderen Weg wählen; die Angebotsfrist verlängert sich dann in der Regel um fünf Tage. Wie Sie passende Verfahren überhaupt finden, beschreibt der Artikel zum Finden öffentlicher Ausschreibungen.

Die Prüfliste vor der Angebotsabgabe

Welche Fehler ein Angebot kosten können, lässt sich an den Ausschlussgründen der Vergabeverordnung ablesen (§ 57 VgV). Prüfen Sie Ihr Angebot gegen diese Punkte:

Eignung: Erfüllen Sie alle Eignungskriterien der Bekanntmachung? Sie dürfen nur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit betreffen (§ 122 GWB).
Nachweise: Welche Eigenerklärungen und Bescheinigungen verlangt der Auftraggeber, und wann? Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung muss er als vorläufigen Beleg akzeptieren (§ 48 Abs. 3 VgV).
Fehlende Kapazitäten: Reicht die eigene Leistungsfähigkeit nicht, kommen eine Bietergemeinschaft oder die Eignungsleihe bei einem anderen Unternehmen in Betracht (§§ 43, 47 VgV).
Frist und Form: Das Angebot muss form- und fristgerecht eingehen, sonst wird es ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben das nicht zu vertreten.
Vollständigkeit: Liegen alle geforderten Unterlagen bei? Ob der Auftraggeber nachfordert, liegt in seinem Ermessen, und er kann es in der Bekanntmachung ausschließen (§ 56 VgV).
Keine Änderungen: Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen führen zum Ausschluss.
Preise: Das Angebot muss alle geforderten Preisangaben enthalten.
Eintragungen: Änderungen an Ihren eigenen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein.
Nebenangebote: Nur wenn der Auftraggeber sie zugelassen hat, und nur wenn sie seine Mindestanforderungen erfüllen (§ 35 VgV).

Zuschlagskriterien lesen

Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot, also das mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis (§ 127 GWB). Neben dem Preis können Qualität, Organisation und Erfahrung des eingesetzten Personals oder Lieferbedingungen zählen. Die Kriterien und ihre Gewichtung stehen in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen (§ 58 VgV). Wer die Gewichtung kennt, weiß, wo sich Aufwand im Angebot lohnt.

Bieterfragen und Rügen

Unklarheiten klären Sie mit Bieterfragen über die Vergabeplattform. Stellen Sie sie früh: Stellt der Auftraggeber rechtzeitig angeforderte zusätzliche Informationen nicht spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist bereit, muss er die Frist verlängern (§ 20 Abs. 3 VgV).

Halten Sie die Unterlagen für vergaberechtswidrig, müssen Sie das rügen, bevor Sie eine Nachprüfung beantragen können. Verstöße, die in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, rügen Sie spätestens bis zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist, erkannte Verstöße innerhalb von zehn Kalendertagen (§ 160 Abs. 3 GWB).

Nach der Abgabe

Vor dem Vertragsschluss informiert der Auftraggeber die unterlegenen Bieter in Textform über den Namen des erfolgreichen Unternehmens und die Gründe ihrer Nichtberücksichtigung. Der Vertrag darf erst 15 Kalendertage danach geschlossen werden, bei elektronischer Information nach zehn Kalendertagen (§ 134 GWB). In dieser Zeit können Sie die Entscheidung prüfen. Die Fachbegriffe erklärt das Vergabe-Lexikon.

Häufige Fragen

Was gehört zu den Vergabeunterlagen?

Alle Angaben, die ein Unternehmen für die Entscheidung über die Teilnahme braucht. In der Regel sind das das Anschreiben, die Bewerbungsbedingungen einschließlich der Eignungs- und Zuschlagskriterien und die Vertragsunterlagen aus Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen (§ 29 Abs. 1 VgV).

Kostet der Abruf der Vergabeunterlagen etwas?

Bei EU-weiten Verfahren nicht. Der Auftraggeber muss eine elektronische Adresse angeben, unter der die Unterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abrufbar sind (§ 41 Abs. 1 VgV).

Was passiert, wenn im Angebot Unterlagen fehlen?

Der Auftraggeber kann fehlende Unterlagen nachfordern, sofern er das nicht in der Bekanntmachung ausgeschlossen hat. Leistungsbezogene Unterlagen, die die Wertung nach den Zuschlagskriterien betreffen, darf er nicht nachfordern. Fehlen geforderte oder nachgeforderte Unterlagen, wird das Angebot ausgeschlossen (§§ 56, 57 VgV).

Bis wann muss ich Fehler in den Vergabeunterlagen rügen?

Verstöße, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe. Erkannte Verstöße müssen innerhalb von zehn Kalendertagen gerügt werden (§ 160 Abs. 3 GWB).

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Quellen

Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Stand der Angaben: 30. September 2026.

Vergabeunterlagen: was dazugehört und was Sie vor dem Angebot prüfen